Setup Guide
Welza 導入ガイド
ご利用を開始いただくまでの流れと、事業所さまにお願いすることをまとめています。このページだけ見れば、始められる状態を目指しています。
1. Welzaは何をするものか
職員さんが話した音声から、支援記録の下書きを作ります。職員さんは、一から打ち込むのではなく、出てきた文章を読んで直すだけになります。
いままで
その日の関わりを思い出しながら、終業後にキーボードで打ち込む。書ききれない日は翌日へ持ち越す。
Welzaを使うと
申し送りで話しているそのままを録音する。下書きが出てくるので、読んで、直す。
やらないこと（先に明言します）
- 請求業務・サービス提供実績記録票・工賃の計算・加算の判定は行いません。
- いまお使いの記録システムを置き換えるものではありません。併せてお使いいただく前提です。
- 出来上がるのは下書きです。内容の責任は、確認した職員さんとサービス管理責任者の方にあります。ここは今までと変わりません。
- Welzaを使ったことで実地指導や監査が通ること、加算が取れることを保証するものではありません。
STEP 2
2. ご利用開始までの流れ
準備中
アカウントの発行方法をより簡単な形へ改善しています。確定しだい、この章を差し替えます。
現時点では、次の流れを想定しています。
- 弊社から招待メールをお送りします
- メールを開いて、ご自身でパスワードを設定していただきます
- ログインできることを確認します
お手元に届く実際の手順は、ご担当の方へ個別にご案内します。
3. Knowbeへの転記について（Chrome拡張）
Knowbeをお使いの事業所さま向けに、Welzaで作った記録をKnowbeの入力欄へ差し込むChrome拡張をご用意しています。コピー＆ペーストの手間がなくなります。
使い方
- Welzaの記録画面で「転記準備」を押す
- Knowbeを開き、いつもどおり「編集」に入る
- 画面に転記パネルが出るので、「差し込む」を押す
- 利用者状態・職員考察・その他・面談の内容と時間が入ります
- 保存ボタンは、ご自分で押してください
面談が「あり」の記録のとき。Knowbe側で面談のプルダウンを「あり」に切り替えてから「差し込む」を押してください。面談の内容と開始・終了時刻も一緒に入ります（切り替えると入力欄が現れ、拡張が自動で検知します）。
この拡張が「やらないこと」
よくいただくご心配です。すべて仕様として保証しています。
値を入れるだけ。保存を押すのは必ず職員さんです。
すでに文字がある欄は書き込まず、上書きしたい欄だけチェックで選びます。
一致しない・判断できないときは、差し込みボタン自体が出ません。
この拡張はネットワーク通信を一切行いません。
権限はKnowbe（mgr.knowbe.jp）だけに限定されています。
差し込まれる欄
利用者状態／職員考察／その他／面談の内容／面談の開始・終了時刻。作業・面談の有無・担当職員には触れません。
入れ方（さいしょに1回だけ・5分）
- ZIPを保存して、展開する
消えない場所に保存してください（例：ドキュメントフォルダ）。
⚠️ 展開したフォルダは消さないでください。消すと拡張が動かなくなります。デスクトップの一時フォルダは避けてください。 - Chromeの拡張機能ページを開く
アドレス欄に
chrome://extensionsと入力し、画面右上の「デベロッパーモード」をオンにします。 - フォルダを読み込む
左上の「パッケージ化されていない拡張機能を読み込む」を押し、手順1で展開したフォルダを選びます。
一覧に「Welza Knowbe 転記ブリッジ」が出れば完了です。
「デベロッパーモード」という表示について。Chromeウェブストアを通さずに入れる方式のため、この名前になっています。中身は上のとおりで、外部への通信は一切しません。ご不安があれば、画面を共有しながら一緒にお入れします。
事業所のパソコンに管理ルールがある場合は、管理者の方にこのページをお見せのうえご確認ください。
うまく動かないとき
- パネルにボタンが出ない … Knowbeが編集モードになっていない／利用者さんが一致していない／欠席行など対象の欄がない行、のいずれかです
- しばらく使っていたら反応しなくなった … Welzaの記録画面で「転記準備」をもう一度押してください
- 拡張を入れ替えた直後は動きません … KnowbeとWelzaのタブを再読み込み（⌘R）してください。入れ替え前から開いていたタブには新しい拡張が入りません
- Chromeを再起動したら消えた … 手順1で展開したフォルダが移動・削除されていないかご確認ください
- 拡張の一覧に出てこない … 「デベロッパーモード」がオンになっているかご確認ください
重要
4. 書面と同意について
録音は、利用者さんの情報を新しくお預かりする行為です。次の2つが済んでいない状態では、録音を始めないでください。
① 職員さんへの説明と同意
- 朝礼などの場で口頭でご説明いただければ十分です。難しい手続きは要りません
- ただし「やった」という事実を残してください（日付・場面・参加者のメモ程度で構いません）
- ご説明には WelzaのAI利用について をお使いください
② 利用者さん・ご家族への説明と同意
- 説明文と同意書のひな型をご用意しています。印刷してそのままお使いいただけます → 利用者さまへのご説明と同意書
- 署名いただいた用紙は御事業所で保管してください。弊社ではお預かりしません
- 同意がまだの利用者さんについては、録音せず、これまでどおり手で書いてください
職員さんがその日の終わりに、ご自分の言葉で振り返って話すという使い方もできます。必ずしも利用者さんの目の前で録音する必要はありません。
書面の関係
| 書面 | 誰と誰が | いつ |
|---|---|---|
| 利用規約 | 事業所さま ↔ 弊社 | お申し込み時にご同意いただきます |
| 個人情報の取扱いに関する覚書 | 事業所さま ↔ 弊社 | ご利用開始までに取り交わします（個別にお送りします） |
| 利用者さま向け同意書 | 事業所さま ↔ 利用者さま | 録音を始める前。御事業所で保管 |
5. データとAIの扱い
詳しくは WelzaのAI利用について にまとめています。要点だけ記します。
- 支援記録の作成（録音→文字起こし→下書き生成）に、外部のAI事業者のサービスを利用します。
- その事業者について、入力された情報が学習に使われないこと、音声が文字起こし後に送信先へ残らないことを規約で確認しています。
- 録音した音声は、記録の根拠として保存されます。文字起こし後に自動で消える仕組みではありません。
- データは事業所ごとに分離して管理し、他の事業所からは見えません。
- 正直にお伝えすること：外部へ送信する以上、「絶対に外部に出ない」「必ず国内にある」とは申し上げられません。
6. 毎日の使い方
- ログインする
- 利用者さんを選んで、録音ボタンを押して話す（申し送りで普段話しているそのままの言葉で大丈夫です）
- 少し待つと、支援記録の下書きが出てきます
- 全文を読んで、間違いを直す
- Knowbeへ転記する（第3章）
⚠️ 赤いマーカーは変換ミスの目印ですが、マーカーの無いところにも間違いはあります。必ず全文をご確認ください。
支援員の皆さまへお伝えいただきたいこと
- 間違いは必ず直してください。「まあいっか」で流さないでください。この一手間が記録の質を決めます
- 新人に教えるつもりで、1〜2週間つきあってください。最初から完璧には出ません
- 困ったら我慢せず連絡してください
7. 料金
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 月額 | 10,000円（税別）/ 1事業所 ※税込 11,000円（消費税率10%の場合） |
| 利用できる職員さん | その事業所の全職員。人数の制限はありません |
| 初期費用 | 0円 |
| 無料試用 | 2週間。クレジットカードのご登録は不要です |
| 試用のあと | 開始から12日目ごろにお電話し、継続される場合のみお手続きのご案内をお送りします。ご登録がないまま課金が始まることはありません |
| 解約 | お申し出の時点で進行中の1か月の満了日をもって終了。前払いいただいた分は最後までお使いいただけます。追加のお支払いはなく、日割りもいたしません （例：8月17日にご登録 → 契約は毎月17日〜翌月16日。9月20日にお申し出 → 10月16日で終了） |
| 最低利用期間 | ありません |
8. 困ったときは
| こまりごと | どうする |
|---|---|
| ログインできない | すぐ下記へご連絡ください |
| 利用者さんの名前が選択肢に出ない | すぐ下記へ（追加します） |
| 下書きが出てこない | 数分待って出なければ下記へ |
| 内容がぜんぜん違う | そのまま使わず手で直してください。あわせて「どう違ったか」を教えていただけると改善できます |
| 録音してよいか迷う | 録音しないでください。手で書いて、後で確認しましょう |
株式会社トモス 桑島 啓輔（くわじま けいすけ）
電話：080-5464-1243（9:00〜18:00）
メール：welza@tomos-inc.jp
文書番号：WV-START 版：v1.0 制定日：2026年8月5日
関連：AIの利用について／利用者さま向け同意書／利用規約／プライバシーポリシー／情報セキュリティ